ZOOMの使い方まとめ:会議部屋の開き方や画面共有・チャットなど

Tool/App

今回は、WEBミーティングやオンライン飲み会などで使えるビデオコミュニケーションアプリの「ZOOM」について、ミーティングルームの作成やミーティング画面の操作などの基本的な使い方について説明していきます。
ZOOMは通常のビデオ通話意外にも沢山の機能があります。その機能をしっかりと理解してZOOMを利用すれば会議の質や作業効率がグッと上がりますのでしっかりとおさえてきましょう。

まずは下記のURLにて、ZOOMを端末にダウンロードして下さい。

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing
Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across ...

ミーティングルームの作成

ZOOMをダウンロードしアプリを開くと下記の様な画面になります。
ZOOMのミーティングの入り方やルームの作成方法などは下記の写真をもとに説明いたします。

説明用写真①

新しいミーティングルームを作成

説明用写真①の左上にある「新規ミーティング」のボタンを押すと、新しい会議室を作成します。その際に「コンピューターオーディオに参加する」を押します。これで新しいミーティングルームが作成されます。

既にあるミーティングルームに参加する

説明用写真①の右上にある「参加」ボタンを押します。そこで開いたポップアップの「会議IDまたは会議室名」の部分にIDを入力します。

ミーティングIDは下記のページで確認する事ができます。

ミーティングの予定を立てる

説明用写真①の左下の「スケジュール」ボタンを押します。下記のポップアップが出てきますので項目をチェックしてから「スケジュール」のボタンを押します。
するとURLが作成されるので、そのURLを保存しときましょう。またGoogleと連携しているとGoogleカレンダーに予定が入ります。(そこにURLも自動で入っています。)

画面の共有のみを行う

画面の共有のみをしたい場合は、写真①の右下の「画面の共有」ボタンを押します。

ミーティング画面

実際のミーティング画面の説明は下記の写真を元に説明していきます。
ミーティング画面では下記の写真の様に

  • マイクのON/OFF
  • ビデオのON/OFF
  • セキュリティー設定
  • チャット
  • 画面共有
  • レコーディング
  • 反応
  • ミーティングの終了

がクイックアクションで操作可能です。

説明用写真②

マイクとビデオのON/OF

説明用写真②の左2つのボタンがON/OFFボタンです。
ビデオをOFFにすると自分の姿が相手に映し出されません。マイクをOFFにすると相手に自分の声が届きません。

ビデオのON/OFFは分かり易いが、マイクは少し分かり辛いです。自分の画面にマイクOFFマークが出ていた場合はOFFになっています。

また、マイクがOFFの状態でもスペースキーを押す事で一時的にミュートを解除する事が出来ます。

チャット

説明用写真②の真ん中の「チャット」を押すと下記の様に右側にチャットスレッドが開きます。

チャットではテキストのやり取りの他にファイルの送受信やURLの共有、ストレージサービスからの共有などが可能です。

画面の共有

説明用写真②の真ん中の「共有」ボタンを押すと自分のPCの画面を他のメンバーに共有する事ができます。

共有」ボタンを押すと下記の画面が出てきます。「Desktop」の場合は自身のPCの画面がそのまま映し出されます。「ホワイトボード」の場合は何も無いボードが現れます。(オブジェクトを使ってイメージを伝えたい時などに使える。)

実際の共有画面は下記の様な感じです。共有画面では、ただ画面が共有されるだけでは無く、テキストの挿入、オブジェクトの挿入、スポットなどを直接画面に入力できます。

この機能により打ち合わせ時に参照してる資料の読み上げ場所をスポットしたり、デザインのイメージをオブジェクトで伝えたり出来ます。

ミーティングの終了

説明用写真②の一番右の「ミーティングの終了」ボタンを押すだけでミーティングは終了します。その時に他のユーザーも「強制的に終了する」を選びましょう。


ZOOMの使い方(応用や細かな設定)

ここまではZOOMの基本的な使い方です。ここからは細かな設定部分を随時紹介していきます。

背景の変更

背景を変更する方法は、ミーティング画面のビデオアイコンの右にある矢印を押し、そこの「バーチャル背景を選択」を押します。そこにあるテンプレートを選択すれば変更されます。

スマホアプリのDL

スマートフォン版のアプリは下記のURLからダウンロード出来ます。PC版とはUIが多少違いますが直感的に扱えるかと思います。

Apple Store
Google play

WEBカメラ・ヘッドセット

最後にPCにカメラが付いていない人や、カメラの性能が悪いと思う方へ。WEBカメラやヘッドセットを個別で用意しとくのをお勧めします。


以上が「ZOOMの使い方まとめ:会議部屋の開き方や画面共有・チャットなど」でした。

最近の外出自粛の風習が無くなっても、今後もWEB会議を使ったリモートワークの文化は残り続けてくるかと思います。
そのため今回紹介したZOOMも今後様々な機能の追加や、更新があると思います。いいと思った機能などは本ブログでも積極的に紹介、使用していきます。

またWhereby (ウェアバイ)と比べて、ビデオの性能は劣るかも知れないが、多人数接続や多機能性はZOOMの方があります。利用シーンに合わせて両サービスを使い分けると良いでしょう。

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